التقارير الإدارية في العمل وأهميتها:
بغض النظر عن المجال الذي يعمل فيه الموظف ونوع أو طبيعة العمل الذي يمارسه مدير عام في شركه او محاسبا مالياً في مصرف أو مراجعا قانونياً يعمل في أكثر من مكان ومهما كان أسلوبه وآليته، فمن الضروري أن يكتب تقريرا عن العمل الذي يعمل فيه ويمارسه بشكل صحيح.اذا طلب منه ذلك . لما لهذا الأمر من أهمية بالغة في ريادة الأعمال وجذب الإنتباه لمن تعمل معهم .
لاسيما ونحن نشهد طفرة نوعية وخصوصًا في ظل التطور التكنولوجي الذي تعيشه البلاد بشكل عام والذي يوفر لنا ولشركاتنا سلاسة ومساعدة كبيرة في تقديم تلك التقارير وغيرها.
فما هي أهميةكتابة تقارير العمل؟.
بلا شك بأن تقرير العمل هو عبارة عن عرض معلومات محددة وبيانات دقيقه وحقائق واضحه لتوصيف أمر ما أو حدث ما أو مشكلةصغيره كانت أو كبيرة. ، فمن المهم والضروري عند ذكر هذه المعلومات أن تكون واضحة و مدعومة بتحليل منطقي وموضوعي.
لأجل أن ينتج عن هذا التقرير و التحليل ايجاد الحلول المقترحة في حال كان موضوع التقرير مشكلة، أو نصائح وتوجيهات في حال كنا نصف أمرعادي متعلق بالعمل وسيره. وهكذا .
لذلك فإن تقارير العمل تعتبر في غاية الأهمية لأنها تجعل من كل مَن له صلة بالعمل على إطلاع مستمر و دائم لكل ما يحدث في العمل من تطورات وعراقيل وغيرها.
كما توفر كذلك توصيف للحلول المكنة والعوامل المؤثرة مما تجعل الأمور أكثر وضوحًا وسهولة._ أتذكر أنني في مرة من المرات أثناء إدارتي لإحدى المؤسسات الخدمية اول ماوصلتش واستلمت العمل وجدت عشوائية مخيفه في سير العمل المحاسب هو المراجع وهو امين الخزنه وهو مسئول التوريد وهو من يرفع التقارير فكيف سيكون الوضع فأعددت تقريرا مفصلا عن كل المشاكل وعرضت كل الحلول المناسبة والبسيطة والممكنه _..
كيفية كتابة تقرير العمل
تعالوا نتعلم سويا كيف نكتب تقريرا ولكن قبل ذلك ننبه على أمر مهم وهو من أنه ليس من الضروري أن يكون التقرير مكتوبًا بل يمكن أن يكون شفهيًا أو لفظيًا إذا كانت المشكله بسيطه .. لكن تعتبر الطريقة المكتوبة هي الأكثر تداولًا والأفضل والانجع .وذلك لإمكانية العودة إليها كلما احتجنا لذلك وتحليلها في أي وقت وحفظها كأرشيف ومرجع لما تم إنجازه وما حدث خصوصًا عند ضرورة اتخاذ قرارات هامة في مؤسسة ما .
أما عن كيفية وطريقة كتابة تقرير العمل فهي كغيرها من النصوص المكتوبة في مجال الأعمال والذي يميزها طابع عام ومهني ومباشر ويتسم بالوضوح وبأسلوب بسيط وغير معقد.هذه كل النقاط اختصاراً.
وهذا ما سنوضحه في النقاط المهمة التي يجب توافرها في التقرير:
١.الدخول إلى الموضوع بشكل مباشربعد مقدمة قصيره لاتتجاوز السطرين :
لقد تعلمنا منذ أن كنا في المدرسة وفي الصفوف الأولى أنه من الضروري بمكان عند كتابة أي موضوع كان أن نبدأ بمقدمة مرتبطة بشكل أو بآخر بهذا الموضوع .
لكن في مجال ريادة الأعمال فالأمور مختلفة إذ أنه من المهم جدًا أن ندخل بصلب الموضوع من أول سطر منعًا لتضييع الوقت وليعرف القارئ ما هو الهدف من التقرير بدلًا من البحث عنه.
٢.الجمل قصيرة ومباشرة
كما يقال في الحكمة الشهيره. فإن خير الكلام ما قل ودل.. لذلك من المهم أن نختصر الجمل في تقرير العمل على الأمور الهامة فقط وأن نوجه النظر إليها بشكل مباشر بعيدًا عن الترميز أو التلمبح أو غير ذلك..
مع مراعاة أن تكون الفقرات أيضًا مختصرة وواضحة. مما يضمن عدم تشتيت المتلقي عن النقاط الرئيسية..
٣. مناقشه الفقرات فقره فقره مع من عرض عليهم التقرير
٤.دعوة أصحاب الشأن مجلس الإدارة مثلاً لاتخاذ قرار أو إجراء:
- إننا حين نذكر تفاصيل عمل ما أو مشكلة ما أو نجاح ما، فإن لنا في ذلك هدف ومغزى معين من ذلك نريد من المجتمعون أن يعرفونه ويقومون به.
- مثلاً اتخاذ قرار بمكافأة لموظف ما. أو قرارا بطرد لموظف آخر أو أكثر أو لتوسيع أعمال معينه أو لإلغائها أو ازيادة في عدد الموظفين مثلاً أو غير ذلك من الأمور التي تهم مصلحة العمل.
- أيظآ من الضروري أن نشرح ونوضح ذلك الإجراء الذي نريده أو ننصح به من خلال هذا التقرير.
٥. أسلوب لَبِق ومهني:
من المهم عند كتابة التقارير المحافظة على الأسلوب الأكاديمي المهني.
والذي بكل تأكيد لا يمنع أحيانا بل ويتطلب وجود عبارات لطيفة فعالة مثل عبارات الشكر والاستئذان بالإضافة إلى تحية البدء والختام.
٦. كتابه مختصر خاتمة موجزة ومفيدة
يمكنك عند الإنتهاء من كتابة التقرير أن تلخص النقاط الرئيسية والتوصيات المقترحة بخصوصها مع الحفاظ على الموضوعية وعلى سياسة الشركة أو شروط العمل.
٧.معلومات يجب إضافتها في تقرير العمل:
لاتنسى عند الإنتهاء من كتابة التقرير كتابة الأشياء والمعلومات المتعلقة بك مثل اسمك ومعلومات الإتصال الخاصة بك(رقم جوالك .البريد الالكتروني الخاص بك ).واخيرا تاريخ إرسال التقرير من المعلومات الهامة التي يجب إضافتها.
بالإضافة إلى وضع عنوان مناسب للتقرير يعبر عن ماهيته أو فكرته الرئيسية.
هناك نصائح هامة عند كتابة تقارير العمل:-
أولا:ادعم أفكارك ومعلوماتك بحقائق وجداول ورسومات بيانية وتحليلات مبنية على مصادر حقيقة و معتمدة.
ثانياً:أضف أسماء الأشخاص الذين استعنت بهم حتى لاتاكل حق احد
ثالثاً: الاحتفاظ بنسخة من التقرير لديك كمسوده.
تعتبر هذه المهارات الإدارية مثل كتابة التقرير كتقرير العمل أو إرسال بريد إلكتروني أو غيرها من المهارات الضرورية في كل مجالات الأعمال في هذا العصر التي ينبغي أن يتعلمها كل موظف يحب أن يترقى وأن يصبح ماهراً في عمله.
شكراً.
